Warum wir Eventlocations anders organisieren wollten
Was passiert, wenn eine entscheidende Rauminfo nur in einer E‑Mail steckt, die niemand mehr findet? Diese Frage begleitet uns seit den ersten Großveranstaltungen, die wir noch mit Tabellen und Notizzetteln koordiniert haben. Mit Toskasatbyasa bündeln wir heute die Verwaltung von Eventlocations, Buchungen und Abläufen in einer Plattform für Teams, die mehrere Veranstaltungen parallel verantworten. Sie richtet sich an Agenturen, Unternehmen und Venues, die Abläufe nachvollziehbar dokumentieren wollen, statt jedes Jahr wieder bei Null anzufangen.
Alles gebündelt
Wir führen alle entscheidenden Informationen zu Räumen, Terminen und Optionen an einem Ort zusammen, statt sie über verschiedene Kanäle zu verteilen.
Abhängigkeiten sehen
Wir machen Abhängigkeiten zwischen Buchungen, Dienstleistern und Zeitplänen sichtbar, damit Konflikte früh erkannt und gelöst werden können.
Verlauf verstehen
Wir dokumentieren Entscheidungen und Änderungen nachvollziehbar, sodass neue Teammitglieder schnell verstehen, wie ein Projekt gewachsen ist.
Wie aus Chaos eine Eventplattform wurde
Wir haben Toskasatbyasa gebaut, weil improvisierte Tabellen und E‑Mail‑Threads bei Veranstaltungen mit mehreren Locations zu stillen Risiken wurden. Heute bündeln wir Suchanfragen, Buchungen und Logistik in einer Plattform, die sich an der Praxis von Agenturen, Unternehmen und Häusern orientiert.
Bevor es Toskasatbyasa gab, bestanden Locationrecherchen aus verstreuten Tabellen, E‑Mails und Telefonnotizen. Wir haben diese Bruchstücke in einer Oberfläche gebündelt, in der Suchfilter, Favoritenlisten und Vergleichsansichten zusammenlaufen. So entsteht ein durchgängiger Ablauf von der ersten Idee bis zur Shortlist, der auch bei kurzfristigen Änderungen nachvollziehbar bleibt und intern sauber dokumentiert ist.
Früher lagen Vertragsdetails und Rauminformationen in PDFs und Ordnern, die selten aktuell waren. In Toskasatbyasa bündeln wir Kapazitäten, Grundrisse, Ausstattung und Konditionen direkt im Profil der Location. Aktualisierungen laufen zentral ein, sodass Teams weniger nachfragen müssen und schneller sehen, welche Optionen realistisch sind. Das reduziert Missverständnisse zwischen Auftraggebern, Agenturen und Häusern.
Die Koordination von Technik, Catering und Mobiliar verläuft selten linear. Mit Toskasatbyasa werden Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten direkt an Buchungen und Räume geknüpft. Wir zeigen, welche Schritte voneinander abhängen und wo Engpässe entstehen könnten. So entsteht ein realistischer Ablaufplan, der auch bei Änderungen in letzter Minute nachvollziehbar angepasst werden kann, ohne dass Teams den Überblick verlieren.
Entscheidungen über Budgets und Flächen brauchen mehr als ein Bauchgefühl. Toskasatbyasa fasst historische Buchungen, Auslastungsmuster und Rückmeldungen der Teams in klaren Übersichten zusammen. Wir orientieren uns dabei an einer internen Methode, die wir Ablauf‑Radar nennen: Erst Daten sammeln, dann Muster erkennen, dann Prozesse anpassen. So entsteht Schritt für Schritt ein belastbarer Erfahrungsschatz für zukünftige Veranstaltungen.
Wie sich Toskasatbyasa Schritt für Schritt entwickelt hat
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2019
"Alles begann mit einer internen Notlösung, die blieb."
Erste Skizzen und interne Prototypen
Die Idee zu Toskasatbyasa entstand, als wir mehrere parallel laufende Veranstaltungen mit einer Mischung aus Tabellen, geteilten Laufwerken und langen E‑Mail‑Ketten steuern mussten. Immer wieder tauchten Fragen zu Raumgrößen, Sperrzeiten und Technikoptionen auf, deren Antworten sich über verschiedene Dokumente verteilten. Aus dieser Erfahrung heraus haben wir begonnen, eine interne Übersicht zu bauen, die alle Informationen zu Locations, Terminen und Dienstleistern an einem Ort bündelt.
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2021
"Aus einem Werkzeug für uns wurde ein Angebot für andere."
Start der eigenständigen Plattform
Nachdem die interne Lösung in mehreren Projekten genutzt wurde, entschieden wir uns, Toskasatbyasa als eigenständige Plattform weiterzuentwickeln. Wir sprachen intensiv mit Agenturen, Unternehmensabteilungen und Locations, um wiederkehrende Probleme zu verstehen. Auf Basis dieser Gespräche entstand eine erste Version mit Fokus auf Venue‑Suche, Vergleich und Buchungsanfragen. Parallel bauten wir einen Support auf, der Teams bei der Umstellung auf das neue System begleitet.
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2023
"Die Plattform wuchs von der Suche in die Steuerung hinein."
Ausbau um Logistik und Profile
Mit wachsender Nutzung wurde deutlich, wie wichtig die Verbindung von Buchungen und Logistik ist. Wir erweiterten Toskasatbyasa daher um Aufgabenlisten, Verantwortlichkeiten und Zeitleisten, die direkt an Räume und Termine geknüpft sind. Gleichzeitig begannen wir, strukturierte Profile für Eventlocations aufzubauen, um Kapazitäten, Bestuhlungsformen und Ausstattung vergleichbar zu machen. Diese Phase markierte den Übergang von einem reinen Suchwerkzeug zu einer Steuerzentrale für Veranstaltungen.
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2026
"Die Plattform entwickelt sich mit den Projekten ihrer Nutzer weiter."
Gezielte Weiterentwicklung mit Partnern
Heute konzentrieren wir uns darauf, Toskasatbyasa als verlässlichen Partner für komplexere Veranstaltungslandschaften zu etablieren. Wir verfeinern Auswertungen, verbessern Schnittstellen zu bestehenden Systemen und arbeiten eng mit Venues und Nutzern zusammen, um Abläufe noch klarer abzubilden. Der Fokus liegt auf Stabilität, Transparenz und einer Weiterentwicklung, die sich an realen Projekten orientiert. So bleibt die Plattform nah an der Praxis und gleichzeitig offen für kommende Anforderungen.
Werte, die unsere Arbeit leiten
Unser Anspruch ist es, Risiken in der Eventplanung sichtbar zu machen, bevor sie zum Problem werden. Dafür orientieren wir uns an Werten, die in hektischen Projektphasen tragen und bei Entscheidungen helfen, wenn mehrere Wege möglich erscheinen.
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Verlässliche Grundlage schaffen
Zuverlässigkeit beginnt für uns bei klaren Zusagen und endet bei nachvollziehbaren Entscheidungen. Wir veröffentlichen Funktionen erst, wenn sie in realen Szenarien belastbar getestet wurden, und kommunizieren transparent, wenn sich etwas verschiebt. Statt große Versprechen abzugeben, dokumentieren wir, was die Plattform leistet und wo Grenzen liegen. So entsteht ein Rahmen, in dem Teams planen können, ohne sich auf unausgesprochene Annahmen verlassen zu müssen.
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02
Entscheidungen sichtbar machen
Transparenz bedeutet, dass Informationen nicht von einzelnen Personen abhängen. In Toskasatbyasa ist nachvollziehbar, wer welche Änderung vorgenommen, welche Option bewertet und welche Entscheidung getroffen hat. Wir legen Wert auf klare Rollen und Sichtbarkeiten, damit Verantwortlichkeiten erkennbar bleiben. Gleichzeitig achten wir darauf, dass sensible Inhalte angemessen geschützt werden und nur den Personen zugänglich sind, die sie tatsächlich benötigen.
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Zusammenarbeit ermöglichen
Veranstaltungen gelingen nur, wenn viele Beteiligte zusammenarbeiten. Wir verstehen die Plattform als gemeinsamen Arbeitsraum für Agenturen, Unternehmen, Dienstleister und Locations. Deshalb gestalten wir Funktionen so, dass sie Dialog fördern, statt Fronten zu verhärten. Kommentare, Hinweise und Freigaben werden dokumentiert, damit Diskussionen konstruktiv bleiben können und nicht in unterschiedlichen Dateiständen verloren gehen.
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Sinnvolle Neuerungen suchen
Innovation heißt für uns nicht, ständig Neues zu bauen, sondern Bestehendes sinnvoll zu hinterfragen. Wir orientieren uns an einer internen Methode, die wir Ablauf‑Radar nennen: Zuerst beobachten wir reale Projekte, dann identifizieren wir Reibungspunkte und erst danach entwickeln wir Anpassungen. So entstehen Funktionen, die an konkreten Situationen ansetzen, statt Trends hinterherzulaufen, die an der Praxis vorbeigehen.
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Mit Sorgfalt gestalten
Sorgfalt zeigt sich im Detail: in verständlichen Bezeichnungen, in ruhigen Oberflächen, in klaren Hinweisen bei kritischen Schritten. Wir nehmen uns Zeit für diese Details, auch wenn sie nach außen oft unspektakulär wirken. Gerade bei komplexen Veranstaltungen können sie jedoch den Unterschied machen, ob ein Team den Überblick behält oder in Kleinigkeiten stecken bleibt. Diese Haltung prägt unsere Produktarbeit und unseren Support.
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Grenzen klar benennen
Verantwortung bedeutet für uns, die Grenzen einer Plattform zu kennen. Toskasatbyasa kann Entscheidungen vorbereiten, sie aber nicht abnehmen. Deshalb formulieren wir Hinweise vorsichtig und vermeiden überzogene Versprechen. Wir erinnern daran, dass Rahmenbedingungen sich ändern können und Ergebnisse voneinander abweichen. Nutzer behalten die letzte Entscheidungshoheit – wir liefern die strukturierte Grundlage, auf der sie diese Entscheidungen treffen können.
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Das Team hinter Toskasatbyasa und seiner Eventplattform
Wer Veranstaltungen verantwortet, braucht Ansprechpartner, die die Realität vor Ort kennen und zugleich strukturiert denken. Unser Kernteam vereint Erfahrung aus Agenturen, Locations, Technik und Produktentwicklung. Wir arbeiten eng mit Partnern und Nutzern zusammen, um Toskasatbyasa behutsam weiterzuentwickeln, statt jedes Jahr alles neu zu erfinden. Im Mittelpunkt stehen dabei nachvollziehbare Workflows, klare Verantwortlichkeiten und ein Support, der auch schwierige Projekte ernst nimmt.
Dr. Jana Keller, Head of Product Toskasatbyasa
Head of Product und Mitgründerin
Remote‑First Team mit Basis in Deutschland
Als Head of Product übersetzt sie die täglichen Herausforderungen von Eventteams in klare Funktionen. Sie hat zuvor selbst große Veranstaltungsreihen betreut und kennt die Spannung zwischen kreativen Ideen und knappen Zeitplänen. Bei Toskasatbyasa verantwortet sie die Produktstrategie, priorisiert Anforderungen und moderiert Feedbackrunden mit Agenturen und Locations. Ihr Fokus liegt darauf, dass neue Funktionen Abläufe vereinfachen, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen.
Er verantwortet als Operations Director den stabilen Betrieb der Plattform und die interne Abstimmung. Mit Erfahrung aus technischen Dienstleistern und Eventproduktionen achtet er darauf, dass Support, Entwicklung und Partnerschaften reibungslos zusammenspielen. Sein Schwerpunkt liegt auf klaren Abläufen, verbindlichen Reaktionszeiten und der sorgfältigen Dokumentation von Änderungen, damit sich Nutzer auf eine verlässliche Umgebung verlassen können, auch wenn Projekte unter Druck stehen.
Betrieb, Qualität und Stabilität
Betriebsprozesse aufsetzen
Service Levels definieren
Qualitätssicherung planen
Incident Reviews führen
Sofia Brandt, Head of Venue Partnerships
Head of Venue Partnerships
Schwerpunkt Metropolregionen in Deutschland
Als Head of Venue Partnerships ist sie die Verbindung zu Eventlocations und Betreiberteams. Sie bringt langjährige Erfahrung aus Häusern mit, die selbst Veranstaltungen ausrichten, und kennt die Sicht der Anbieter sehr genau. Bei Toskasatbyasa gestaltet sie das Profilmodell für Venues, verhandelt Kooperationsformen und sorgt dafür, dass Informationen aktuell bleiben. Ihr Ziel ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, in der beide Seiten wissen, worauf sie sich verlassen können.
Als Lead Customer Success begleitet er Teams von der ersten Anfrage bis zum laufenden Betrieb. Er hat zuvor in Agenturen gearbeitet und weiß, wie sich die Einführung eines neuen Werkzeugs im Alltag anfühlt. Bei Toskasatbyasa entwickelt er Onboarding‑Pläne, koordiniert Schulungstermine und sammelt Rückmeldungen für das Produktteam. Sein Anspruch ist, dass Nutzer die Plattform nicht nur kennen, sondern sie in ihren eigenen Ablauf integrieren können, ohne die Kontrolle zu verlieren.
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Planungszeit pro Projekt
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Verknüpfte Venue Profile
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Logistikschritte je Event
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Individuelle Reports
